Cómo establecer legalmente una lista de proveedores preferidos

Cómo establecer legalmente una lista de proveedores preferidos

Si usted dirige un negocio y necesita comprar suministros regularmente, debe considerar la posibilidad de establecer una lista de proveedores preferidos. Una lista de proveedores preferidos permite a sus empleados comprar suministros importantes de forma regular a proveedores aprobados que han aprobado y establecido precios. Para crear una lista de proveedores preferidos, deberá recopilar información importante de los posibles proveedores, evaluar la información que recibe y crear su lista en base a esa información.

Busque las banderas rojas en las RFI devueltas. Cada uno de los RFI restantes debe ser revisado para su ajuste y calificación. Cada revisor debe tomar notas y hacer un seguimiento de cualquier señal de advertencia que aparezca en un RFI en particular. Las banderas rojas pueden ser cualquier cosa que le dé a un revisor una pausa ! sobre el uso de ese proveedor en particular en su lista de favoritos. Si encuentra demasiadas señales de advertencia en cualquier RFI, ese proveedor debe ser eliminado de la consideración. Las banderas rojas más comunes en los RFIs incluyen:

Evalúe los resultados de su lista inicial. Cuando cree su lista inicial de proveedores preferidos, compruebe los resultados después de varios meses de haberla utilizado. Usted quiere hacer esto para asegurarse de que está ahorrando dinero y utilizando la lista en todo su potencial.

Envíe su RFI a cada uno de los posibles proveedores. Cuando se hayan completado las RFI, envíelas por correo a todos los candidatos a proveedores que tenga. Junto con cada RFI, envíe una carta introductoria rápida explicando que está tratando de armar una lista de proveedores preferidos. Por favor, pídales que completen el RFI y lo devuelvan lo antes posible. Hágale saber a cada proveedor que debe sentirse libre de incluir cualquier o! tra información adicional, incluso si no se solicita específ! icamente, si cree que le ayudará a tomar una decisión.

Establecer una política interna para su revisión. Junto con la creación de una lista de proveedores preferidos, también debería establecer una política para revisar esa lista periódicamente. Estas listas necesitan ser revisadas porque el cierre de negocios, los cambios de precios y los problemas surgen. Su empresa debe revisar la lista de proveedores preferidos de vez en cuando para asegurarse de que esté actualizada y que funcione para la empresa.

Archive cada respuesta. A medida que reciba las RFI completadas, archívelas en montones categorizados. Por ejemplo, mantenga juntos a todos los proveedores de tinta y tóner y a todos los proveedores de discos duros externos. Dé a cada proveedor una cantidad razonable de tiempo para completar y devolver su RFI antes de comenzar el proceso de revisión.

Incluya la información personal importante del vendedor. Su lista de proveedores preferidos de! be estar categorizada por departamento, para que cada uno de los departamentos de su empresa pueda encontrar fácilmente a quién contactar para las diversas necesidades de productos. Bajo el título de cada departamento debe haber una lista de proveedores aprobados para todos los diversos productos que el departamento compra normalmente. Cada empleado de su empresa debería poder ver la lista de proveedores preferidos y determinar:

Discuta los cambios de precio cuando surjan. Los vendedores a menudo incrementan los precios con el tiempo. Cuando esto suceda, revise su lugar en su lista de proveedores preferidos y determine si otros proveedores podrían ofrecerle un mejor trato. Una gran parte de tener una lista de proveedores preferidos es obtener precios preferenciales. Si el precio no es el correcto, no continúe la relación.

Encuentre información de contacto de varios proveedores. Una vez que sepa qué tipos de productos compra su compañía regularmente, n! ecesitará encontrar proveedores que ofrezcan todos esos productos. Enc! uentre varios proveedores para cada producto que necesite, de modo que pueda comparar las calificaciones de cada proveedor y su capacidad para satisfacer sus necesidades. Como regla general, trate de encontrar de 10 a 15 vendedores para cada producto que compre regularmente.

Pregunte sobre cualquier otra información que pueda ser importante. Su RFI debe tocar todo lo que usted crea que es necesario para tomar una decisión informada. Si va a trabajar con un proveedor específico, debe saberlo:

Evalúe las necesidades de su proveedor. Antes de que pueda crear una lista de proveedores preferidos, necesita saber qué tipos de productos compra su empresa regularmente. Estos son los artículos para los que querrá encontrar proveedores preferidos. Empiece preguntando a todos los departamentos de su empresa qué es lo que más utilizan. Por ejemplo, si tiene un departamento de TI, podrían decir que utilizan módems, memorias flash y discos duros externos todo el tie! mpo. Si tiene un departamento administrativo, pueden comprar continuamente tinta, tóner, papel, bolígrafos y lápices.

Busca nuevos jugadores. Al igual que los proveedores antiguos de su lista podrían cerrar, también existirán nuevos proveedores que no existían cuando creó su lista inicial. Revise el mercado periódicamente y busque nuevos proveedores. A menudo, las compañías más nuevas ofrecen grandes ofertas para ayudarles a conseguir negocios consistentes.

Distribuya su lista a los empleados necesarios. Una vez que su lista esté completa, distribúyala a quienes necesiten tener acceso a ella. Esta lista puede ir acompañada de una nota interna de la empresa en la que se explique qué es la lista y cómo debe utilizarse.

Realice visitas al lugar. Como último nivel de revisión para todos los proveedores que han llegado hasta aquí, envíe una solicitud solicitando acceso a su lugar de trabajo. Aproveche esta oportunidad para revisar los proce! dimientos y asegurarse de que sus instalaciones funcionen correctamente! y que sus empleados estén listos para satisfacer sus necesidades.

Cree una lista de proveedores. Todos los proveedores que firmen su hoja de términos y condiciones deberán ser introducidos en su lista final de proveedores preferidos. Compruebe en línea si hay plantillas que pueda utilizar. Sin embargo, el contenido de su lista de proveedores preferidos es más importante que el formato de la misma.

Forme un equipo de revisión. Cuando llegue el momento de revisar las RFI completadas, forme un equipo de empleados para evaluarlas. El equipo que usted forme debe ser una sección transversal diversa de su empresa para que cada departamento esté representado y para que usted reciba tantas perspectivas diferentes como sea posible. Asegúrese de incluir a expertos financieros y abogados para que puedan revisar cada RFI desde su perspectiva profesional.

Revise su lista de cuentas inactivas. Una de las últimas cosas que puede hacer para revisar su lista de p! roveedores preferidos es verificar y ver si se están utilizando determinados proveedores. En algunos casos, es posible que algunos departamentos de su empresa prefieran un proveedor de la lista en lugar de otro, y que ese otro proveedor no esté haciendo negocios con su empresa. Si encuentra un proveedor que está en su lista pero que está inactivo (es decir, que no hace negocios con usted), considere eliminarlo de la lista para dejar espacio a otro proveedor.

Incluya una solicitud de información personal. Después de una breve introducción que incluye información para informar a los proveedores sobre su solicitud, empiece por solicitar la información personal de cada uno de ellos. Esto debe incluir el nombre de la compañía, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, punto de contacto y números de identificación fiscal.

Cree un formulario de Solicitud de Información (RFI). Un RFI es el documento formal que se enviará a cada ! proveedor potencial. Este documento le pedirá a cada proveedor que res! ponda a una serie de preguntas para que pueda hacerse una idea de qué proveedores podrían ser los más adecuados. El formulario debe ser creado usando el membrete oficial de la compañía y debe ser escrito en una computadora usando una fuente legible (por ejemplo, Times New Roman).

Verificar la historia de cada empresa. Cada RFI que envíe a proveedores potenciales debe incluir una solicitud de ciertos documentos corporativos que le permitirán evaluar la estabilidad y legalidad de los proveedores con los que podría elegir trabajar. Por ejemplo, puede pedirle a cada posible proveedor que le envíe un formulario de prueba de seguro que puede utilizar para verificar que cada proveedor tiene la cantidad adecuada de seguro. Además, puede pedir a cada proveedor que envíe una lista de empleados para que pueda verificar sus nombres con las listas de vigilancia del gobierno, las bases de datos de delincuentes y las bases de datos de personas expuestas políticamente.

Realice entrevistas con posibles proveedores. Una vez que haya reducido su lista de posibles proveedores, póngase en contacto con cada uno de ellos y realice un segundo nivel de revisión. Hágale saber a cada proveedor que ha llegado al segundo nivel de revisión. También debe decirles que le gustaría entrevistar a algunos empleados clave con los que probablemente estaría trabajando en caso de que figuraran en su lista de proveedores preferidos. Cuando realice estas entrevistas, mantenga las preguntas relacionadas con la relación comercial que podría estar formando.

Ponga a prueba la reputación del vendedor. Además de entrevistar a los empleados dentro de la empresa del proveedor, haga preguntas a otras personas del ramo del proveedor. Cuando entreviste a estas personas, pregunte sobre la reputación e integridad del proveedor. Estas personas a menudo le darán la información más honesta de todas. Sin embargo, tenga cuidado al hacer preguntas a la compe! tencia de un vendedor. Estas personas a menudo son tendenciosas y puede! n no darle respuestas completamente honestas. Trate de atenerse a toda la información objetiva que pueda encontrar.

Solicite que cada proveedor firme una hoja de términos y condiciones. Cuando tenga una lista de proveedores que cumplan sus requisitos y que puedan ofrecer sus productos a un precio aceptable, envíe una carta a cada uno de ellos informándoles de que desea añadirlos a su lista de proveedores preferidos. Como requisito previo para ser incluido en su lista de proveedores preferidos, cada proveedor debe firmar una hoja de términos y condiciones. En este documento se exponen las condiciones de su acuerdo con cada uno de los proveedores. Necesita incluir, entre otras cosas, el precio de sus productos, cómo se debe hacer el pedido, cómo funcionará la facturación y cómo se resolverán las disputas.

Pantalla para un ajuste inicial. Una vez que su equipo haya sido creado, tómese un tiempo semanalmente para sentarse juntos y revisar los RFIs. El p! roceso inicial de selección debería simplemente buscar eliminar a los proveedores que no se ajusten a sus necesidades. Por ejemplo, si un proveedor presenta un RFI indicando que sólo puede proporcionar ordenadores portátiles, pero su empresa no necesita ordenadores portátiles, puede tacharlos rápidamente de la lista.

Consultar precios. La siguiente parte de su RFI debe pedir a los proveedores que adjunten los precios de los productos que usted compra con frecuencia. Un documento de precios de calidad contendrá los niveles de precios de varias opciones, incluyendo productos de alta y baja calidad, pedidos a granel e individuales, y varios costos de envío dependiendo de la rapidez con la que necesite acceder a los productos. Además, los documentos de precios pueden incluir una descripción de otros servicios proporcionados por el proveedor, que pueden incluir la resolución de problemas, el soporte en persona y los servicios de instalación.